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Primera parte: abandonando el papel

A lo largo de la última década, el Gobierno uruguayo ha enfocado sus esfuerzos en la digitalización de sus procesos internos. Como resultado, actividades que originalmente tomaban días en completarse ahora son rápida y seguramente cumplidas con pocos clics, eliminando el rastro de papel y garantizando tareas eficientes, seguras y transparentes.

Un paso fundamental en esta dirección involucró la adopción de un poderoso sistema de gestión de recursos gubernamentales, “GRP” por sus siglas en inglés. Dirigido e impulsado por el Ministerio de Economía y Finanzas, Quanam ha sido orgullosamente colaborador principal detrás del diseño, desarrollo e implementación del GRP.
En este artículo aprenderás sobre nuestros objetivos a corto y largo plazo, los desafíos superados y las principales lecciones aprendidas.

Objetivos

Corto plazo – Cumpliendo con los plazos establecidos

Comenzamos definiendo una línea de tiempo, desde el concepto inicial hasta el sistema final. Se relevaron y diseñaron módulos específicos que cubrieran las actividades principales del gobierno: contabilidad y finanzas, presupuesto, compras y distribución.
Luego, nos concentramos en avanzar exitosamente entre las distintas etapas del desarrollo. Durante este proceso se mantuvo una agenda estricta de objetivos y entregables.
El trabajo en equipo fue clave para recopilar requerimientos, traducirlos en documentos de diseño, desarrollarlos e implementarlos en el producto final.

Largo plazo – Una mirada al futuro

En el largo plazo, proyectamos tres grandes objetivos:

1. Crear un sistema de gestión gubernamental sólido que permita la mejora continua y expansión a lo largo de todo el Estado uruguayo.
2. Proveer la información relevante para crear una poderosa plataforma de Business Intelligence, facilitando y potenciando la toma de decisiones.
3. Establecernos como líderes en el sector público y proyectar nuestros servicios internacionalmente.

Desafíos

Desde un comienzo entendimos que desarrollar la solución correcta requería concentrar nuestros esfuerzos en los siguientes desafíos:

• Analizar y entender la totalidad de las actividades del cliente, fuertemente enfocadas en la administración financiera y el control presupuestario.
• Integrarse sin dificultades a los sistemas de software gubernamentales como SIIF y SICE, utilizados desde fines de los 90s y principios del 2000.
• Dar un voto de confianza al elegir Odoo, una plataforma de código abierto destacada por su red de colaboradores a nivel mundial.

Lecciones

De todas las lecciones aprendidas a lo largo de esta travesía, cabe destacar las siguientes tres por su impacto y significado en el proyecto.

1. Mantener una relación de trabajo cercana y continua con los usuarios finales es clave para entender correctamente los requerimientos del negocio.
2. Percibir al cliente como un socio y colaborador será de gran ayuda para transicionar con fluidez entre las distintas etapas del desarrollo.
3. Adoptar procedimientos sólidos y estandarizados para cada actividad requerirá un gran esfuerzo al comienzo pero ayudará a alivianar tareas más complejas en el futuro.

Resultados en la implantación del GRP

Nos enorgullece compartir particularmente los siguientes resultados:

• Más de 15 agencias gubernamentales han transformado y modernizado su trabajo con la adopción del GRP, impactando directa e indirectamente a más de 65 mil funcionarios públicos.
• Se creó un producto de clase mundial con la flexibilidad necesaria para crecer y adaptarse a lo largo de todo el gobierno uruguayo.
• Consolidamos nuestra posición como líderes de industria en cuanto al sector público, sentando las bases para expandir nuestros servicios al exterior.

En la segunda parte de éste artículo, seguiremos profundizando en los logros y beneficios de la implantación de un GRP.

¿Querés saber más?

Para conocer más sobre nuestro trabajo o conversar sobre nuestra experiencia, escribinos a quanam@quanam.com

Lic. Eric Rubinoff       @eric_rubinoff

Consultor – Aplicaciones y Servicios