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Todos vivimos bajo el mismo cielo, pero ninguno tiene el mismo horizonte
                                                                                     Konrad Adenauer

Toda tupla o registro de datos, o sea, todo conjunto de datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se considera que es información relevante que se pueden utilizar en: la toma de decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos.
Por tanto, una tupla será considerada como información si cumple con las siguientes características:

1. Espacial, dónde.
2. Temporal, cuándo.
3. Económica, cuánto.
4. Financiera, cuánto y cuándo.
5. Energética, cuántos kw. (u otra unidad).
6. Ambiental, cuántos CO2 (u otra unidad).
7. De los Procesos, qué estadio o etapa del proceso (workflow).
8. Social, cómo impacta en el entorno social.
9. Del Usuario, quién (si modificó la información y cuándo).

Al diseñar, o modificar su diseño, una tupla debería incluir atributos que permitan determinar dónde, cuándo, cuánto, etc. ocurrió u ocurrirá. Este es el aspecto en parte innovador: los sistemas de información y sus componentes deben cubrir todas esas características.

Obviamente, hay tuplas que refieren siempre a una misma ubicación, o a un único grupo de usuarios, por lo que no sería relevante que esa característica sea incluida en el diseño, pues está implícita probablemente en el proceso. En el análisis y diseño de la tupla, lo realmente importante es que todas las características sean consideras o, descartadas en caso de no ser relevantes, pero esto debe ser “hecho a conciencia”.
A continuación, será analizada cada una de las características.

1. Ubicación en el ESPACIO. Aunque para la arquitectura, ingeniería y otras disciplinas los tres ejes espaciales tienen más relevancia, normalmente simplificamos de tres dimensiones a una sola característica. En un sistema de almacenamientos de mercadería debemos conocer la ubicación del depósito, el pasillo y el estante, en definitiva, las tres dimensiones del espacio. En un inventario de activo fijo puede ser la geo-referencia, o edificio, piso, nº de cuarto, entre otras, mientras que en transacciones iniciadas desde dispositivos móviles puede ser la geo-referencia.
2. El TIEMPO (calendario). Toda transacción de un sistema de gestión tiene una o más fechas. Toda entidad tiene fecha de alta, modificación, valor, etc.
3. La ECONOMÍA (costo / rentabilidad). Toda información contiene o refiere a algún aspecto de la economía.
4. Financiera. El flujo de fondos es esencial para gestionar cualquier organización, es una combinación de TEMPORAL, ECONOMÍA y PROCESO; sin embargo, es importante que sea considerada en el análisis y diseño.
5. La ENERGÍA, puede ser relevante en sistemas de distribución, field service, etc. pero toda transacción consume energía, aunque en muchos casos no sea relevante registrar su demanda o incluso su consumo.
6. AMBIENTE. No todas las entidades o transacciones tienen impactos ambientales, pero es importante considerar el impacto de una transacción en el ambiente (consumo de energía, papel, contaminación, etc.).
7. El PROCESO (workflow) que forma parte de todo sistema de gestión y el estado de toda transacción.
8. SOCIAL. Cómo impacta en el entorno social (útil entre otros para medir la RSE). Debe identificarse a qué personas físicas y jurídicas se relaciona la información (para poder satisfacer requerimientos de habeas data).
9. Del USUARIO, quién modificó la información, cuándo y con qué rol.
   Estas características son aplicables a cualquier información, a cualquier sistema. La característica ‘Ubicación en el espacio’ se aplica al SIIAS (Sistema de Información Integrada del Área Social) y a un sistema de cajeros de un banco. Además, tanto la cantidad de hogares o prestaciones sociales como la disponibilidad de efectivo tienen connotaciones TEMPORALES, ECONÓMICAS, ENERGÉTICAS, AMBIENTALES y forman parte de PROCESOS.
   Por el contrario, las dimensiones de un cubo de BA (Business Analytics) no son aplicables a cualquier información. La cantidad de hogares o prestaciones sociales aplican al SIIAS pero no a un sistema de almacenamiento de mercadería, o la disponibilidad de efectivo aplica a sistemas de tesorería pero no a un sistema de activo fijo. A modo de ejemplo, en el SIIAS se integran BA con ESRI (característica espacial) y se representan capas como cantidad de hogares o prestaciones sociales. Para el sistema de cajeros de un banco se integra BA con GoogleMaps (característica espacial) para visualizar la ubicación con dimensiones como disponibilidad de efectivo en cada cajero, etc.

Finalmente, si definimos la trazabilidad de las transacciones como la posibilidad de contar con los pasos, tiempos y ubicaciones por las que ha transitado una transacción; es interesante visualizar la trazabilidad de las transacciones como una combinación de características espaciales, temporales, de procesos y usuarios, pero que dependiendo de los casos puede requerir de datos relativos a todas las características.

Alfredo Halm
Socio Fundador de Quanam
Contador Público, Licenciado en Administración/ Ingeniero de Sistemas en Computación.
Ex catedrático de Sistemas Computacionales de la Facultad de Ciencias Económicas de la Udelar