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“Experience is simply the name we give our mistakes”

Oscar Wilde

El excelente reporte “The 9 biggest mistakes that companies make when implementing data governance (and how to avoid them all)” (Los 9 errores más grandes que las empresas cometen cuando implementan gobernanza de datos (y cómo evitarlos todos)), elaborado por Nicola Askham, me permitió reflexionar sobre estos puntos y su solución, realizando una re-categorización de dichos errores, y aportando algunos comentarios más basados en nuestra experiencia en este tipo de iniciativas.

Estos errores pueden ser agrupados en 3 categorías:
Necesidad de la iniciativa. Qué es lo que impulsa a implementar una iniciativa de Gobierno de Datos.
Liderazgo de la iniciativa. Quiénes son los que promueven y llevan a cabo la implementación de la iniciativa de Gobierno de Datos.
Implementación de la iniciativa. Cuál es el enfoque que se toma para llevar a cabo la implementación de la iniciativa.

Necesidad de la iniciativa

Habitualmente existen dos grandes necesidades por las cuales una organización se plantea comenzar una iniciativa de Gobierno de Datos: o bien por cumplir con una normativa impuesta en forma externa (un ente regulador) o interna (observaciones de auditoría), o bien por la adquisición de herramientas tecnológicas que incluyen capacidades para dar soporte a proyectos de calidad de datos, glosario de datos, seguridad, etc. Estas necesidades pueden llevar a cometer algunos errores al momento de implementar la iniciativa que pueden conducir al fracaso y a la pérdida de una excelente oportunidad de disponer de atención y recursos de la organización en estos temas.

En el primer caso, la necesidad de cumplir un requerimiento puede llevar a la ley del mínimo esfuerzo para satisfacer las regulaciones o el enfoque tipo checklist de ejecutar tareas aisladas que logren cumplir con lo pedido. En estos casos, lo que sucede es que no se accede a los beneficios en el mediano y largo plazo que trae aparejado el correcto gobierno de los datos en una organización.

Suelen convertirse en tareas tediosas que desgastan el concepto de Gobierno de Datos, lo que provoca que no se logre el cambio a nivel cultural de la organización necesario para mejorar sus prácticas. Para evitar esto es fundamental pensar en que “no hay mal que por bien no venga” e intentar satisfacer las regulaciones obteniendo beneficios para el negocio, aprovechando la oportunidad como impulsor de casos facilitadores que permitan comenzar a introducir el Gobierno de Datos en la organización.

En el segundo caso, si la iniciativa parte por impulso de utilizar las herramientas que se tienen disponibles, existen varios riesgos que enfrentar. El primero es construir la iniciativa alrededor de una solución tecnológica, lo cual no va a permitir el verdadero cambio cultural de la organización a nivel de negocio, dado que es más difícil involucrarla cuando se piensa el Gobierno de Datos solamente como una solución tecnológica.

Otro riesgo es tomar la implantación de una iniciativa de Gobierno de Datos como proyecto y no como un proceso integral que afecte a las personas, procesos y tecnologías. Por ejemplo, si se piensa que se implementa Gobierno de Datos al implementar un proyecto de calidad de datos para la mejora puntual de algún problema de la organización, se corre el riesgo de que el esfuerzo de construcción se torne obsoleto en el mediano plazo, ya que una vez finalizado el proyecto puntual las soluciones entran en desuso por falta de mantenimiento.

El ejemplo más claro sucede con los glosarios o modelos de datos. Muchas veces se realiza el esfuerzo por crearlos, pero luego mantenerlos se torna difícil si la organización no ha hecho el cambio en las personas y en los procesos para incorporar dicha práctica, por más que la tecnología esté disponible.

La recomendación para evitar estos problemas es: nunca comenzar por las herramientas, sino por entender qué es lo que se quiere hacer y por qué, en forma de marco conceptual y estrategia respecto al Gobierno de Datos. Luego, si ya se tienen disponibles las herramientas para que ayuden a lograr los objetivos, más rápido se podrán obtener resultados.

Liderazgo de la iniciativa

Otro de los errores que sucede habitualmente está relacionado a quién lleva el liderazgo de la implantación del Gobierno de Datos en la organización. Este punto es uno de los más difíciles ya que en general los primeros que comienzan a impulsar estos temas dentro de una organización son del área de TI, por conocer los problemas de datos con los que cuentan y como estos impactan en sus tareas diarias, o por el conocimiento de las herramientas que comentábamos en el punto anterior.

El problema aquí es que tenemos que hacerle entender a la organización que TI, si bien es un actor con un rol preponderante en lo que tiene que ver con el apoyo en la implementación de las soluciones tecnológicas y la arquitectura, no puede liderar la iniciativa si se quiere tener éxito en una implementación de Gobierno de Datos. Deben ser las áreas de negocio, que son los dueños de los datos y quienes deben hacerse responsables por ver el dato como un activo de la organización asegurando su calidad y seguridad desde su creación hasta su destrucción.

Pensemos en calidad de datos, si bien TI puede identificar y corregir datos en base a lo que le puedan decir las áreas de negocio, sino se cambian los procesos de cómo se capturan los datos la calidad nunca va a mejorar.

Que el negocio no se involucre también puede llevar a que el Gobierno de Datos no esté dentro de los objetivos estratégicos de la organización, lo cual puede hacer que pierda relevancia y fracase su implementación. La forma de evitar estos problemas es primero contar con un sponsor (persona interesada en la implementación del gobierno de datos) interno que tenga ascendencia sobre las áreas de negocio, concientizar a través de talleres de las responsabilidades y beneficios de la gobernanza de datos para el negocio y presentar resultados que demuestren que la implementación de estas prácticas ayudan a conseguir los objetivos estratégicos de la organización.

Forma de implementación

Otro factor clave para tener una implementación exitosa de una iniciativa de Gobierno de Datos es la forma en cómo se implementa dicha iniciativa.
Un enfoque Big Bang puede ser la primera opción cuando la organización está convencida de que debe incorporar el Gobierno de Datos. Con dicho enfoque se corre el riesgo de: querer incorporar muchos cambios al mismo tiempo, que las personas se sientan sobrecargadas y los resultados demoren en verse.
En la práctica, con este tipo de enfoque, no se logra tener éxito ya que para ello se necesita un cambio cultural que requiere del convencimiento de las personas a través del logro de resultados y que puedan cambiar su comportamiento con el fin de adaptar los procesos necesarios para mantener los beneficios en el tiempo.
La sugerencia para evitar estos problemas es la de un enfoque iterativo a través de casos facilitadores con quick wins para la organización, que nos permitan mostrar resultados tangibles para lograr convencer y así llevar a cabo el cambio organizacional necesario. Otra forma es hacer una evaluación de la madurez de la organización en cuanto al Gobierno de Datos para determinar el nivel de preparación que tiene la organización con el fin de incorporar los distintos aspectos del Gobierno de Datos.
Estos nos van a permitir trabajar en diferentes niveles en paralelo. Priorizar los problemas que nos permitan obtener resultados y donde la organización sea capaz o se sienta segura de ir hacia adelante, mientras que se prepara a la organización para trabajar más adelante en los otros aspectos.

En conclusión, existen varios errores conocidos que se pueden evitar si ponemos foco en los tres aspectos, detallados a lo largo de mis publicaciones, tomando en cuenta las recomendaciones brindadas. El primer paso siempre es el más difícil y ninguna implementación de este tipo de iniciativas, por el tipo de cambio que requiere, está exenta de encontrarse con muchos escollos, pero no hay nada como lograr resultados para tomar impulso y conseguir un cambio organizacional que pueda mantener en el tiempo el logro de los objetivos.

También te pueden interesar estos dos artículos acerca de la gobernanza de datos en la práctica: artículo 1 y artículo 2

Ing. Gustavo Mesa    @gmesahaisburu

Consultor – Data & Analytics