Evolución de la gestión electrónica de trámites

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Ramiro Quintana

Pretendemos a través de este post hacer un breve repaso sobre la evolución de la gestión electrónica aplicada a los trámites y procesos en el Estado Uruguayo, a partir de la implantación de los primeros sistemas de expediente electrónico, hasta llegar a la situación actual, donde nos encontramos trabajando en la publicación de los trámites en línea, acercando de esta forma la gestión a los ciudadanos, con mayor eficiencia, transparencia e inclusión social.

Inicios 

El factor tecnológico determinante para comenzar a hablar de gestión electrónica y lo que nos permitió llevar el papel al formato digital fue el uso de los certificados digitales basados en el estándar X.509. A través de ellos, y mediante el uso de algoritmos de HASH (huella digital) y de encriptación asimétrica, podíamos contar con la firma digital, la cual a partir de lo definido en el decreto 65/98 pasaba a tener la misma validez que la firma ológrafa (manual tradicional).

En ese año se comienza a trabajar en la construcción de sistemas de expediente electrónico que son la conjunción de 2 aspectos:

a) contar con documentos firmados electrónicamente asociados a un expediente

b) la posibilidad de definir un flujo de trabajo (workflow, proceso de negocios) que guíe a los usuarios en la sustanciación de los expedientes y sobre los cuales a futuro se puedan realizar mediciones de gestión que permitan ajustar estos flujos de trabajo, recursos, etc.

La primera implantación de un sistema de expediente electrónico, en el ámbito público en Uruguay, que tenemos noticias se realizó en la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSC) en enero de 1999, implantándose el sistema Gex500 implementado por UTE. De aquí en más se fueron implantando otros sistemas de expediente electrónico en el Estado, los cuales fueron migrando desde una tecnología cliente-servidor a aplicaciones web, este evolución tecnológica permitió acceder a estos sistemas desde un navegador, en lugar de necesitar la instalación de un programa en cada computadora, lo cual los hizo más accesibles. 

AGESIC

En el año 2005 se crea la Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC) cuya misión publicada en su sitio web es: “Liderar la estrategia de implementación del Gobierno Electrónico del país, como base de un Estado eficiente y centrado en el ciudadano, e impulsar la Sociedad de la Información y del Conocimiento como una nueva forma de ciudadanía, promoviendo la inclusión y la apropiación a través del buen uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones”.

Este fue un importante hito para el País, a partir de allí se empezaron a definir estrategias políticas y tecnológicas, es así que se inscribe como una meta en la agenda digital 2008-2010, la instalación de sistemas de expediente electrónico en la administración central. Para el logro de este objetivo  se selecciona por parte de AGESIC la herramienta APIA Documentum, impulsando, en el marco de lo definido en la agenda digital, la implementación de la misma en diferentes oficinas de gobierno.

En este punto el Estado Uruguayo cuenta con políticas y herramientas para llevar a cabo la gestión electrónica de los trámites a la interna de las organizaciones, pero todavía faltaba avanzar en la definición de un certificado digital raíz a nivel nacional. Es así que la Ley 18.600 de setiembre de 2009 estipula que la autoridad certificadora raíz nacional AGESIC. Este paso es sumamente importante para el reconocimiento de la firma electrónica a nivel nacional, definiéndose en esta Ley el concepto de firma electrónica avanzada.

Trámites en línea

Se avanzaba entonces en la sustanciación de los trámites electrónicos a la interna de las organizaciones, pero qué pasaba con el ciudadano, con las empresas, continuaban con la necesidad de tener que concurrir a las diferentes oficinas para iniciar trámites o para levantar papeles que debían presentar en otras oficinas públicas. Atendiendo esta situación, diferentes organismos públicos inician proyectos para brindar a los usuarios la posibilidad de gestionar los trámites completos en línea, o al menos minimizando la necesidad de concurrir presencialmente.

Es así que la Agenda Digital 2020 definida por AGESIC, indica como una de sus metas que se deberá disponer del 100% de los trámite de la Administración Central para ser iniciados, seguidos y completados en línea, impulsando esto la creación del programa  “Trámites en Línea”. 

El hecho de que los trámites se publiquen en línea, como un canal adicional de atención, ha llevado a la generación de diferentes herramientas tecnológicas y modelos de gestión que hacen posible la sustanciación de los mismos, algunas de estas herramientas son: 

  • Los usuarios tienen la posibilidad de acceder a todos los trámites e iniciarlos en línea (a medida que se van implementando) desde el portal de trámites del Estado.
  • Se desarrollaron herramientas de front-office basadas en el modelo de trámites en línea definido por AGESIC, lo cual provoca que todos los trámites se inicien y gestionen de forma similar, facilitando el uso de la tecnología por parte de los usuarios. 
  • Se ha implementado una herramienta que permite utilizar una única identificación (usuario y contraseña) para iniciar todos los trámites que requieran autenticación, sin importar que organismo lo publique, donde además es posible utilizar el chip integrado en la nueva cédula de identidad en lugar de ingresar usuario y contraseña.
  • Además la nueva cédula de identidad cuenta con un certificado digital dependiente del certificado raíz nacional, lo cual  permite a los usuarios firmar electrónicamente los documentos que se generan.
  • El usuario puede saber dónde se encuentra su trámite en la organización, pudiendo realizar el seguimiento de los mismos a través de la herramienta de trazabilidad, única para todos los trámites en el Estado.
  • Se han integrado pasarelas de pago electrónico, con el objetivo de que el usuario no tenga que concurrir al organismo a realizar los pagos que correspondan según el trámite.

Conclusión

Como se puede observar, se ha recorrido un largo trecho en cuanto a la tramitación electrónica. Este trabajo tal como se señala en la Agenda Digital 2020, donde convergen esfuerzos conjuntos de los sectores público y privado, la academia, la sociedad civil organizada y la comunidad técnica, han sido un aporte importante para lograr formar parte del grupo D7 (Digital 7), lo cual reconoce a Uruguay como uno de los países digitalmente más avanzados del mundo y en ese camino, los hemos acompañado desde Quanam.

En siguientes entregas hablaremos de los beneficios obtenidos en lo referente a aspectos tales como la inclusión social, transparencia y accesibilidad.

*Referencias:
Agenda digital AGESIC 2008-2010
Agenda digital AGESIC 2020
Noticia ingreso al D7 publicada en el portal de Presidencia de la República

Ramiro Quintana
Analista de Sistemas, PMP
Especialista Business Process Management